การออกแบบกระบวนการ (Process Design)

เมื่อเราต้องการได้ผลงานที่มีคุณภาพผ่านการทำงานที่มีประสิทธิภาพแล้ว เราจำเป็นต้องมีการออกแบบกระบวนการที่ดี

และเมื่อเราต้องทำการออกแบบกระบวนการ ท่านคิดว่าสิ่งแรกที่เราจะต้องพิจารณาคืออะไร?Process-image_gallery
1. ขั้นตอนหรือลำดับการทำงานควรเป็นอย่างไร (Method หรือ Procedure)?
2. ใครควรเป็นผู้ปฎิบัติงานนี้ (Man)?
3. วัตถุดิบ ส่วนประกอบ รวมทั้งวัสดุที่ต้องใช้ (Material หรือ Input)ได้แก่อะไรบ้าง?
4. เครื่องมือ อุปกรณ์ เครื่องจักรที่ต้องใช้ (Machine, Tool, Equipment) ได้แก่อะไรบ้าง?
5. ผลลัพธ์ (Output) ของการกระบวนการนั้นควรเป็นอย่างไร?
6. สภาพแวดล้อม (Environment) ในการทำงานควรเป็นอย่างไร?

หลายๆคนมักเข้าใจผิดว่าสิ่งแรกที่ต้องพิจารณา คือ ขั้นตอนหรือลำดับการทำงาน

เมื่อเราจะทำการออกแบบกระบวนการ สิ่งที่เราต้องพิจารณาเป็นอันดับแรก คือ ผลลัพธ์ (Output) ที่ต้องการจากกระบวนการ

จากประสบการณ์การให้คำปรึกษา สิ่งที่ไม่น่าเชื่อคือผู้บริหารยังไม่ทราบว่าผลลัพธ์ที่ต้องการจากกระบวนการคืออะไร จึงทำให้เกิดการแก้ไขงานอยู่บ่อยๆ

 

 

การออกแบบ (Design) คือ การถ่ายทอดสิ่งที่อยู่ในความคิดหรืออยู่ภายในจิตใจออกมาสู่โลกภายนอก เพื่อกำหนดมาตรฐานและแนวทาง (Standard and Guideline)ในการผลิตและพัฒนา (Production and Development) ชิ้นงานและบริการ (Work Product and Service)

 

 

นอกจากการผลิตและการพัฒนาแล้ว การออกแบบ (Design) ยังนำมาใช้เพื่อประกอบการทดสอบและควบคุม (Testing and Control) ผลงานที่ผลิตและพัฒนาขึ้นว่าเป็นไปตามความต้องการหรือไม่

 

 

การออกแบบกระบวนการ (Process Design) จึงเป็นการกำหนดคุณลักษณะของกระบวนการ (Process Specification) เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ มีจุดควบคุม และ สามารถตรวจสอบได้

ข้อผิดพลาดที่มักจะเกิดขึ้น คือ ผู้ออกแบบกระบวนการมักจะนึกถึงขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Procedure) เป็นลำดับแรก แล้วก็เขียนกระบวนการที่วกไปวนมา และมีความซ้ำซ้อนโดยคาดไม่ถึง

สิ่งที่ต้องทำในการออกแบบกระบวนการ (Process Design) ได้แก่

1. ผลลัพธ์ที่ต้องการจะต้องมีคุณสมบัติและลักษณะเป็นอย่างไร หากต้องการผลลัพธ์ที่มีความแน่นอน เราก็ต้องกำหนดคุณสมบัติที่มีความเฉพาะเจาะจงด้วย ซึ่งคุณสมบัติเหล่านี้จะนำมาใช้ประกอบการทดสอบชิ้นงานที่ผลิตและพัฒนาเสร็จแล้ว

2. วัตถุดิบ วัสดุ หรือ สิ่งที่เป็นปัจจัยนำเข้า (Input Material) ที่จะต้องใช้เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ ต้องมีคุณสมบัติและลักษณะเป็นอย่างไร และ ต้องใช้จำนวนเท่าไร

3. เครื่องจักร เครื่องมือ และ อุปกรณ์ (Machine, Tool and Equipment) ที่จะต้องใช้ในการผลิตและพัฒนาชิ้นงานหรือบริการนั้น เช่น เครื่องฉีด, ภาษาคอมพิวเตอร์, ระบบปฎิบัติการ เป็นต้น ซึ่งรวมถึงการตั้งค่าต่างๆด้วย

4. ผู้ปฏิบัติการ หรือ ผู้ดำเนินการ (Man) ที่จะเป็นผู้ผลิตและพัฒนาชิ้นงานหรือบริการนั้น หากเรากำหนดกระบวนการอย่างถูกต้อง กระบวนการนั้นจะมีผู้ปฏิบัติการเพียงคนเดียว แล้วผู้อื่น (ถ้ามี) จะเป็นผู้มีส่วนร่วม (Participant) ในกระบวนการเท่านั้น

5. วิธีการปฏิบัติ (Method) เป็นการออกแบบลำดับกิจกรรม (Activity) เพื่อให้ผู้ปฎิบัติการ (Man) สามารถทำการเปลี่ยนปัจจัยนำเข้า (Material) โดยใช้เครื่องมือหรืออุปกรณ์ (Machine) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งการจัดลำดับกิจกรรมต้องไม่ให้เกิดความสูญเปล่า (Waste) และกิจกรรมใดๆจะต้องมีการทำเพียงครั้งเดียวเท่านั้น

 หากเราต้องการให้การทำงานสามารถส่งผ่านไปยังกระบวนการต่อไปอย่างรวดเร็ว เราจำเป็นต้องกำหนดผลลัพธ์ (Output) ของกระบวนการให้เล็กลงด้วย เช่น จากการกำหนดผลลัพธ์ของกระบวนการออกแบบเป็น “ระบบ” ก็ต้องเปลี่ยนเป็นผลลัพธ์เป็น “หน้าจอ” แทน

 

 

เมื่อออกแบบกระบวนการถูกต้อง เราควรได้ผลลัพธ์ (Output) จากกระบวนการเพียงอย่างเดียว

 

หากมีผลลัพธ์เกิดขึ้นมากกว่า 1 อย่าง อาจจะเป็นไปได้ 2 ประการ

ประการแรก ผลลัพธ์นั้นเป็นผลพลอยได้ (By Product) ของกระบวนการ เช่น เราต้องการข้าว จากกระบวนการสีข้าว แต่เราก็ได้เปลือกข้าวออกมาด้วย ซึ่งข้าวเป็นผลลัพธ์ (Output) ขณะที่เปลือกข้าวเป็นผลพลอยได้ (By Product)

ประการที่สอง กระบวนการที่เราออกแบบไว้ ประกอบด้วยกระบวนการย่อยหลายกระบวนการ หากเป็นกรณีนี้เราควรกลับมาพิจารณาอีกครั้งว่าเรากำหนดกระบวนการผิดพลาดอย่างไร

 

 

ข้อดีของการกำหนดกระบวนการที่ละเอียด ก็คือ เราจะได้ผลลัพธ์ที่ตรงกับความต้องการมากขึ้น และต้นทุนการพัฒนาต่ำลง

 

 

เมื่อทราบข้อดีอย่างนี้แล้ว ก็ถึงเวลาต้องออกแบบกระบวนการซะทีครับ

 

 

วิสุทธิ์ ลือชัยเฉลิมสุข

ที่ปรึกษาการปรับปรุงคุณภาพและกระบวนการ